Структура рекомендательного письма
Рекомендательное письмо - один метод предоставления рекомендаций. Соискатель, идущий на собеседование с рекомендательными письмами значительно упростит труд менеджера по персоналу, и станет смотреться более привлекательно как специалист.Рекомендации – одна из составляющих удачи при поиске работы. Естественно, не любой работодатель их затребует, но рекомендации считаются дополнительной, и, в большинстве случаев, позитивной информацией о соискателе.
В отдельных российских источниках рассказывается о том, в начале документа нужно указывать, что это - "Рекомендательное письмо". И на самом деле мы время от времени натыкаемся наверху документа подобный заголовок. В американских же рекомендательных письмах настоящее сочетание слов указывается совсем редко. Там рекомендательное письмо оформляется как сопроводительное, то есть, поначалу пишется адрес, позже дата написания письма и обращение (чаще всего фраза "To whom it may concern", российский эквивалент какой - "Заинтересованным лицам").
Лучше рекомендательное письмо разместить на фирменном бланке, а еще заверить подписью директора фирмы или управляющего кадровой службы и печатью (по мере возможности).
Рекомендательное письмо, как правило, должно занимать не больше одной страницы.
Не следует в рекомендательном письме писать общие фразы, а если нужно привести определенные примеры деятельности работника, то затрагивать нужно лишь те, которые вправду демонстрируют, что соискатель достоин должности, которой добивается.
В письме желательно указать контактную информацию для возможного уточнения деталей.
Письмо не о вас и вашей компании, а о сотруднике. Информация должна быть представлена профессионально и открыто, без лишних рассуждении, тем более нелестных, в адрес сотрудника. Постарайтесь отразить лучшие стороны человека, понять его, увидеть в нем потенциал, помочь ему найти хорошую работу. Это письмо дает вам власть повлиять на дальнейшую судьбу человека, поэтому к его написанию необходимо подойти со всей серьезностью.
Рекомендательное письмо не считается неотъемлемым документом при приеме на работу, но есть некоторое количество сфер деятельности, где рекомендации обязательны почти без исключений: охранный бизнес, работа с детьми (няни, гувернантки и др.), уход за больными. В других вариантах использование рекомендательных писем находится в зависимости от определенной ситуации.
Структура рекомендательного письма.
- Поначалу указывается заголовок (т.е. "Рекомендательное письмо").
- Дальше следует обращение (к примеру, «Вниманию всех заинтересованных лиц»). Этот пункт считается необязательным.
- Потом предоставляется уведомление о том, в каком месте и как долго работал (обучался) соискатель, в каком качестве его знает рекомендатель (к примеру, ежели рекомендатель начальник, то позволительно указать: «г-н Х работал в компании «N» под моим управлением с… по…», ежели коллега, то: «сотрудничал с… по…» и т.п.).
- В следующей части рекомендательного письма рассказывается о занимаемых должностях, исполняемых обязанностях, профессиональных умениях, достижениях и успехах рекомендуемого лица, а еще подается характеристика его личных достоинств, которые подходят занимаемой должности и подчеркнут его профессионализм.
- Затем можно указать причину ухода из фирмы (к примеру, «ликвидация занимаемой должности в связи с реорганизацией фирмы», однако этот пункт считается необязательным).
- Дальше следуют конкретно рекомендации и пожелания (например, «Профессиональные умения и личные качества г-на Х дают возможность рекомендовать его для будующей работы на подобной должности. Надеюсь, что обретенный опыт работы даст возможность г-ну Х быть востребованным специалистом. Желаю ему дальнейших успехов в творческой деятельности»).
- В конце документа распологается подпись рекомендателя, далее указывается его должность, фамилия, имя, отчество, контактный телефон и дата.
Распределите ключевые слова и фразы по категориям:
1) Профессиональные навыки:
- Владеет ли сотрудник достаточными для его должности компетенциями?
- Может ли он исполнять работу качественно и в срок?
- До какой степени хорошо он понимает свою профессиональную сферу?
- Может ли менеджер быстро и конструктивно принимать решения?
2) Личные характеристики:
- Как у работника формируются отношения в коллективе?
- Владеет ли он чувством юмора?
- Аналитический ли у него склад ума?
- Насколько человек стрессоустойчив?
- Считается ли этот человек лидером?
3) Успехи и достижения
- Продумайте два-три достижения сотрудника за то время, что он работал под вашим управлением.
4) Слабые стороны
- На что человеку необходимо направить внимание, чтоб развиваться дальше в своей карьере?
- Может ли человек получать уроки из своих прошлых ошибок?
5) Потенциал
- Как вы думаете, чего может достичь этот сотрудник?
Вопросы, которые могут быть адресованы рекомендателю:
Рекомендации могут проверить, потому, лучше всего заблаговременно предупредить рекомендателя о том, что ему могут позвонить для проверки Ваших рекомендаций.- Как вы можете охарактеризовать такого-то?
- Какие у него сильные стороны?
- Какие у него слабые стороны?
- Почему он уволился оттуда-то?
- Были ли у него какие-нибудь проступки, конфликты и пр.