Требования к рекомендательным письмам посольства Канады
В качестве документов, подтверждающих опыт работы заявителя, рассматриваются рекомендательные письма (иногда называемые характеристиками) с предыдущих мест работы. Ниже - о том, "как это делается".1. Официальные требования.
Ниже приведен точный перевод требований к рекомендательным письмам, которые изложены в официальных инструкциях посольства Канады в Москве:
Для основного заявителя, его супруги (гражданской супруги) или супруга, а также детей в возрасте 18 лет и старше, предоставить оригиналы рекомендательных писем от настоящего и прежних работодателей. Письма должны быть написаны на бланках организации, заверены её официальной печатью и содержать полные адрес, телефон и факс организации. Если вы не можете предоставить рекомендательное письмо - приложите письменное объяснение.
Рекомендательные письма должны содержать все перечисленные ниже сведения:
- конкретный период работы у работодателя;
- должности, замещавшиеся в период работы, и период замещения каждой из них;
- основные обязанности на каждой из должностей;
- общая зарплата за год плюс дополнительные выплаты;
- подпись непосредственного начальника или сотрудника отдела кадров;
- визитка подписавшего ("если есть возможность" - такое замечание к этому подпункту было в прежнем варианте документа; сейчас его нет).
Собственно требования исчерпывающие, но тем не менее всегда возникают вопросы, связанные с подготовкой рекомендательных писем.
2. Вопрос организационный.
Этот вопрос обусловлен российской спецификой трудовых отношений и в общем виде звучит так "как получить рекомендательное письмо ?".
Рекомендации здесь следующие:
Не сжигать мосты.
Это даже не рекомендация, а принцип - увольняясь с работы, всегда сохранять нормальные отношения с работодателем. Это позволит в дальнейшем обратиться к нему с просьбой и рассчитывать на понимание. Получить рекомендательное письмо от бывшего работодателя в этом случае проблем не представляет.
Привлечь коллег.
Один из вариантов - попросить помощи у сослуживцев; например, у знакомого инспектора отдела кадров. Подпись кадровика - это как раз то, о чем сказано в официальных требованиях (тем более что и все остальные сведения, которые должны быть указаны в письме, находятся именно в ведении кадровиков). Печать отдела кадров тоже придаст письму нужный статус, поскольку её также можно считать "официальной печатью организации".
Второй вариант - выбрать того начальника, с которым сложились наиболее порядочные отношения. Хотя формально требуется подпись непосредственного начальника, на практике ничто не мешает заручиться письмом от одного из начальников рангом повыше.
Правильно обосновать.
Одна из проблем - как отнесутся на работе к тому факту, что сотрудник, что называется, "смазал лыжи" - ситуация зачастую неуправляемая и непредсказуемая.
Если трудовые отношения оформлены официально, то всё относительно просто: свою просьбу мотивировать, например, необходимостью получить какую-нибудь субсидию, дотацию, кредит, компенсацию для родителей в ЖЭУ или пенсионном фонде и т.п. Иногда можно приплести военкомат и отсрочку - у них там семь пятниц на неделе, и никто не может точно знать, какая бумага им понадобится в следующий раз. В большинстве случаев начальство не будет вникать в детали и подпишет письмо со спокойной совестью.
Прибегнуть к крайним мерам.
Письмо могут не дать и по другим соображениям: очень часто и работник не числится в штате, и зарплата не фигурирует в бухгалтерском балансе - зачем писать официальную бумагу, которая этому противоречит ? Остается два варианта действий: либо делать такое письмо совершенно самостоятельно, не уведомляя начальника, либо аргументировать отсутствие такого письма при подаче.
Обычно технически несложно сделать письмо, изобразить подпись и печать. Однако этот вариант крайне нежелательно применять на практике. Во-первых, впоследствии вполне возможен звонок из посольства с целью уточнить детали. Удивление, которое невольно выразит при этом руководство, может быть неверно истолковано; а под влиянием момента это самое руководство вообще может наговорить неизвестно чего. Во-вторых будет очень неприятно потом неизвестно сколько беспокоиться за последствия подачи такого документа.
Найти альтернативный вариант.
Это применимо в основном к людям, ведущим предпринимательскую деятельность - им просто не у кого получить рекомендательное письмо. В таких случаях, как правило, ситуация излагается в сопроводительном письме, а в опыт работы подтверждается различными документами: справками из фондов (пенсионного, страхового) о регулярных перечислениях средств в эти фонды, свидетельствами о регистрации предпринимателя, лицензиями на право ведения лицензируемых видов деятельности и пр.
3. Вопрос стилистический.
Как писать, как оформить, что указывать...
Следовать инструкциям.
Там подробно перечислено, что должно присутствовать в письме. Достаточно подключить немного воображения и изложить всё перечисленное человеческим языком. Грамотно применять "правило обезьяны" ("дай обезьяне то, что она хочет; хочет банан - дай банан"). Иными словами - написать нужно именно то, что требуют. В этом случае порядок и стиль изложения, думается, не будут особо критичными. Рекомендательное письмо это в первую очередь документ и источник информации, но не образец литературного творчества.
Отказаться от своего "фирменного стиля" :)
Во многих случаях руководство не будет озадачиваться проблемой написания письма по представленному плану. Последует совет "ты напиши - я подпишу". Практика очень распространённая, хотя бывают и исключения. Не нужно лишний раз подчеркивать тот факт, что некоторые письма написаны и напечатаны самостоятельно, а руководству принадлежит только подпись. Помните: рассматривать письма будут работники посольства, которые и так прекрасно осведомлены о такой специфике и знают (не сомневайтесь !), кто пишет письма на самом деле. Воспользуйтесь по крайней мере разной бумагой, и стилями оформления.
Излагать ясно.
Все основные мысли должны быть изложены кратко и понятно, и исключать двоякие толкования. Не нужно применять узкоспециальных терминов и аббревиатур, которые не являются общеупотребительными - это повод для лишних вопросов и задержек при рассмотрении. При правильном подходе письмо со всеми необходимыми сведениями свободно размещается на одной странице.
Писать на "удобном" языке.
Есть возможность немножко сэкономить на переводе, если письмо изначально будет составлено на английском или французском. Однако в этом случае есть некоторые обратные стороны. Во-первых, больше вероятность наделать ошибок, если язык для вас не родной, и во-вторых такое письмо многие руководители просто откажутся подписать, если этого языка не понимают. И наконец, термины, которые будут фигурировать в этом письме, могут отличаться от тех, которыми воспользуется переводчик при переводе дрегих документов - возникнет путаница. Таким образом, на английском или французском языке рекомендательное письмо есть смысл составлять только тогда, когда это будет делать носитель языка, работавший (владеющий терминологией) в нужной области.
4. Вопрос содержательный.
Какую указывать зарплату - до налогообложения или после, с премиями или без, в рублях или в долларах ? Что писать про обязанности ? Основные рекомендации:
Зарплата должна быть разумной.
Если вы готовите несколько рекомендательных писем с разных мест работы (часто это именно так), хорошо бы, чтобы указанная в них зарплата явно отражала карьерный рост. Это фактор косвенный, но он может оказаться полезным, поскольку свидетельствует о том, что специалист добивался всё более высоких результатов, меняя места работы.
Кажется логичным указывать зарплату в той валюте, в которой она начислялась; т.е. если речь идёт о России и всё сделано по закону - то в рублях. Хотя явного требования на этот счёт не имеется. Если описывается работа до 1998 года, есть смысл указать это особо. Например:
Заработная плата в среднем за год составляла 32 000 000 рублей (в денежном исчислении до 1998 года).
Однако, разумеется, не стоит делать такой оговорки, если письмо делается задним числом и будет датировано 1998 годом или ранее.
Поскольку инструкции требуют указывать дополнительные выплаты к зарплате, можно это явно оговорить. Я для себя выбрал такой вариант формулировки:
Средняя заработная плата за год, включая регулярные премии, составляла 50 000 рублей.
Опять же, явного требования указать размеры дополнительных выплат отдельно нет. Сумма зарплаты в письме обычно будет такой, какая выплачивалась официально на руки; под большей суммой руководитель вряд ли подпишется.
Лишние обязанности не нужны.
Рекомендательное письмо в идеале должно подтверждать высокую квалификацию специалиста, а не его широкий профиль. Стремиться составлять полный исчерпывающий список не стоит - например, информация о том, что системный администратор отвечал также за закупку комплектующих, совершенно не характеризует его профессиональные качества именно как системного администратора.
Встречаются мнения, что повторять постулаты NOC в рекомендательном письме не надо - с этим трудно не согласиться. Однако не нужно забывать, что связь между квалификацией заявителя и требованиями NOC должна быть настолько явной и однозначной, насколько это возможно. Разумеется, не стоит дословно переписывать в рекомендательное письмо основные обязанности, перечисленные в NOC. При творческом подходе вполне можно изложить эти обязанности другими словами, объединив их по смыслу в общие катгории и дополнив другими, сопутствующими. Результат при этом получается весьма высокого качества: перечень основных обязанностей, который не повторяет в точности перечень из NOC, но вполне ему соответствует.
Упомянуть о достижениях.
Если трудовая деятельность отмечена какими-либо заметными достижениями - вполне можно посвятить им две-три строки в рекомендательном письме. Это может быть упоминание о серьёзном участии в каком-либо крупном проекте или разработке, получение профессиональной аттестации и т.п.
5. Все прочие известные соображения.
Сотрудники посольства - тоже люди. Они знакомы с российской спецификой. На одном из семинаров в московском посольстве в в начале 2005 года прозвучала фраза "в официальных инструкциях - максимальные требования; мы понимаем, что зачастую все они не могут быть выполнены".
Посольство имеет привычку [иногда или всегда] проверять информацию, поэтому надо рассчитывать на то, что по указанным в рекомендательном письме координатам может быть сделан телефонный звонок или направлен письменный запрос. Отсюда вывод - указанная в письме информация по большей части должна быть достоверной и выдерживать подобного рода проверку.